Technicien(ne) en administration

Poste particulier (35 h/sem)
Traitement entre 26,38 $ et 35,22 $ de l’heure selon scolarité et expérience.
Entrée en fonction : Le ou vers le 3 septembre 2024.
Durée : 2 ans après l’embauche
Lieu : Service des ressources matérielles
Concours : TA-PPART-SRM-030924

Nature du travail 
Sous l’autorité de la direction du Service des ressources matérielles, le rôle principal et habituel de la personne salariée de cette classe d’emplois consiste à effectuer divers travaux techniques reliés à la gestion des ressources contractuelles, matérielles et financières, à l’élaboration et à la mise en application de normes et des travaux reliés aux opérations administratives. Dans son travail, elle peut assister du personnel professionnel et du personnel cadre. 

Plus précisément, elle ou il devra :

Dans le domaine de la gestion contractuelle

• Maintenir à jour les documents modèles d’appel d’offres du centre de services scolaire selon les règles et politiques en vigueur; 
  Supporter la mise en place des contrats en coordonnant les différentes étapes administratives et en produisant leurs documents inhérents, par exemple : l’octroi de contrat pour les services professionnels, le document d’appel d’offres, les addendas, l’ouverture et l’étude de conformité des soumissions, l’adjudication et la modification du contrat, le prêt de clé, l’engagement financier, les certificats de paiement, etc.;
• Publier, suivre et fermer des contrats au système électronique gouvernemental d’appel d’offres (SEAO);
• Tenir un registre des contrats et émettre des bons de commande;
• Effectuer le suivi du renouvellement des contrats et baux (espace vert, déneigement, balayage, centrales d’alarmes, location d’immeuble);
• Effectuer de la recherche et du développement concernant les pratiques en gestion contractuelle et les lois entourant les marchés publics;

Dans le domaine de la gestion financière et des redditions de compte

• Effectuer le suivi des certificats de paiement, produire les engagements financiers de contrats, faire les demandes de permis;
• Effectuer diverses redditions de comptes auprès du Secrétariat du Conseil du Trésor et de différents ministères;
• Créer des annexes sur le site internet Extranet des marchés publics si cas échéant;
• Analyser et résoudre les problématiques de facturation complexe;
• Effectuer des analyses financières et comparatives;

Dans le domaine de la gestion des ressources matérielles et du service

• Effectuer le suivi des contrats de service relatifs à l’entretien ménager, participer à la planification stratégique et à la rédaction du devis technique, s’assurer du bon fonctionnement et traiter les demandes des utilisateurs;
• Participer à la rédaction de devis techniques pour répondre à des besoins en services mobiliers et immobiliers des membres du personnel;
• Comptabiliser et analyser différents dossiers (frais de déplacement, consommation énergétique, temps travaillé);
• Rédiger les résolutions du service des ressources matérielles qui requièrent une adoption par le conseil d’administration;
• Rédiger, à partir d’indications sommaires, des notes de service, des communiqués ou des lettres;
• Codifier les factures et faire la saisie de données dans les différents systèmes informatiques, notamment Achat et Hélios;
• Tenir à jour divers registres;
• Réaliser toute autre tâche inhérente au poste ou demandée par le supérieur immédiat.

Qualifications requises
Être titulaire d’un diplôme d’études collégiales en techniques de l’administration avec option appropriée à la classe d’emploi ou être titulaire d’un diplôme ou d’une attestation dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.

Exigences particulières
Avoir deux (2) années d’expérience pertinente en gestion contractuelle ou financière; 
Excellente maîtrise de la langue française;
Autonomie, bon sens de l’organisation, bonne capacité d’adaptation;
Connaissance avancée de Microsoft Word, Excel et Outlook;
Bonne connaissance de la Loi sur les contrats des organismes publics considérée comme un atout;
Expérience dans la gestion contractuelle des travaux de construction considérée comme un atout.

Un milieu de travail avec des avantages sociaux intéressants

• 20 jours de vacances
• Jours fériés
• Régime de retraite
• Assurances collectives
  * les avantages offerts sont calculés au prorata du poste