Secrétaire des services éducatifs

Le Collège Marie-de-l'Incarnation de Trois-Rivières est une école privée et mixte située au cœur de l'arrondissement historique de Trois-Rivières. Elle est la plus ancienne institution scolaire trifluvienne et est fortement reconnue pour la qualité de son enseignement et ses valeurs humaines. Le Collège accueille un peu plus de 500 élèves, du préscolaire au 5e secondaire, soutenus par une équipe d’environ 65 employés passionnés et engagés.  

Principales responsabilités :
Supporter la direction des services pédagogiques en assumant la responsabilité et la coordination de travaux administratifs de secrétariat du Collège. Plus spécifiquement :

  • Accomplir les tâches de secrétariat reliées aux principaux dossiers suivants : horaires (enseignants, élèves), inscriptions, choix d'options, vaccination, manuels scolaires et cahiers d'exercices – fournitures scolaires, examens du MEQ, envoi de fin d'année, examens de reprises, classement des élèves, dossiers pédagogiques des élèves, dossier informatique (Plurilogic), activités du midi, examens d'étape, comités d'écoles, uniforme, sorties culturelles, sorties de fin d'année;
  • Assurer la conformité des dossiers d’élèves et faire les suivis nécessaires;
  • Prendre note des absences du personnel du service et trouver les suppléants;
  • Transmettre des données au MEQ et collaborer avec les services financiers et la direction générale pour la transmission des données relevant de ces secteurs;
  • Faire le suivi des absences des élèves;
  • Communiquer avec les parents pour transmettre de l’information;
  • Préparer les documents d'informations, en assurer la publication ou la diffusion (bulletins, inscriptions, etc.) en respectant les échéanciers;
  • Travailler à l'organisation et/ou participer à divers événements, soit la journée Portes ouvertes, des activités d'orientation scolaire et/ou culturelles;
  • Effectuer des tâches de secrétariat en lien avec la vie étudiante;
  • Toute autre tâche connexe.

Formation:

  • Diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat

Expérience :

  • Au moins 1 an en secrétariat ou expérience pertinente

Compétences/habiletés :

  • Bonne connaissance des logiciels informatiques courants (Word, Excel, Power point, etc.);
  • Très bonne connaissance du français écrit et bonne communication orale;
  • Connaissance du logiciel Plurilogic -  un atout
  • Sens de l'organisation et de la planification
  • Autonomie, débrouillardise et flexibilité
  • Souci de bien servir la clientèle
  • Empathie et esprit d'équipe.

Conditions et avantages sociaux :

  • Assurance collective, vie, invalidité, soins médicaux
  • Horaire de 35 h par semaine (7h à 15h ou 8h à 16h)
  • Vacances : 3 semaines de congé l'été + Noël + relâche
  • Congés fériés selon la convention collective
  • Congés de maladie
  • Stationnement gratuit
  • Congés mobiles



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