Commis aux études - volet cycles supérieurs

Description de l'entreprise

Établissement à échelle humaine, l’Université du Québec en Abitibi-Témiscamingue (UQAT) exerce ses activités principalement en Abitibi-Témiscamingue, dans le Nord-du-Québec, dans le territoire des Hautes-Laurentides et auprès des Premiers Peuples. Depuis plus d’un quart de siècle, l’UQAT se démarque sur plusieurs plans : en enseignement, en recherche et création et en services à la collectivité. Grâce à son expertise reconnue, l’UQAT occupe une place de plus en plus importante non seulement sur l’échiquier régional, mais aussi sur la scène provinciale, nationale et internationale. Unique, le modèle de développement de l’université mise sur des partenariats sur tous ses territoires et assure ainsi l’accessibilité à la formation universitaire. L’UQAT a su élargir le spectre de ses champs disciplinaires qui font aujourd’hui sa renommée : création et nouveaux médias, développement humain et social, éducation, forêts, génie, gestion, mines et environnement, santé et Premiers Peuples.

Description de l’offre d’emploi

Innovante, l’UQAT demeure à ce jour la seule université en Amérique du Nord à offrir des programmes de 2e cycle en art-thérapie en français, une approche novatrice à la frontière de la psychologie et des arts visuels.
 

Votre rôle
Accueillir et renseigner la clientèle étudiante, exécuter des tâches de nature administrative, académique et de secrétariat inhérentes aux opérations ou au fonctionnement des programmes d'études.
 

Vos responsabilités
• Fournir les renseignements relatifs aux programmes d'études, aux cheminements déterminés, aux cours ainsi qu’aux politiques et procédures qui s'y rapportent;
• Participer aux opérations reliées à l’inscription;
• Assurer l'organisation du processus d'évaluation des activités d'enseignement dans les différents établissements de l’Université et en ligne, et en assurer le suivi;
• Saisir divers documents et préparer des tableaux statistiques. Effectuer la mise en page de documents et en vérifier l'orthographe et la grammaire, tel que les plans de cours. Rédiger de la correspondance courante;
• Organiser des réunions. Assister aux réunions, prendre les notes, rédiger les procès-verbaux, préparer les résolutions et effectuer les suivis;
• Effectuer le classement et la mise à jour de divers dossiers;
• Tenir à jour les applications informatisées et participer à leur développement afin d’améliorer l’efficacité des opérations;
• Collaborer avec le personnel enseignant, le personnel professionnel ainsi que les membres de l’équipe de secrétariat;
• Accomplir toutes les tâches et responsabilités principales pour la clientèle étudiante de 2e cycle;
• Assurer le suivi administratif en lien avec les processus d’évaluation des thèses, des mémoires, des rapports de recherche, des rapports de stages, des travaux dirigés de maîtrise, etc., et acheminer les documents pertinents aux instances concernées.

Profil recherché
• Détenir un diplôme d'études professionnelles (D.E.P.) en secrétariat ou dans un domaine pertinent;
• Cumuler cinq (5) années d’expérience pertinentes aux fonctions;
• Maîtriser les outils de la suite Office, et des technologies de communication numérique, telles que Zoom et Microsoft Teams;
• Maîtriser le français à l’oral et à l’écrit;
• Être disposée à apprendre de nouveaux logiciels spécifiques à la fonction;
• Posséder un bon sens de l’organisation, d’analyse et de gestion de l’information;
• Avoir une attitude axée sur le service à la clientèle et faire preuve d’autonomie et de débrouillardise;
• Avoir une bonne capacité à travailler en équipe et à collaborer;
• Posséder des habiletés en communication, interagir avec tact, discrétion et diplomatie;
• Posséder une grande capacité d’adaptation et faire preuve de flexibilité.

Langues

• Français parlé et écrit - Élevé

Expérience5 à 10 ans